وقتی صحبت از اصول مذاکره با خریداران خارجی برای صادرات و یا مذاکره تجاری و بالاخص بین‌المللی, می‌شود یک موضوع پررنگ‌تر از بقیه مسائل روبروی ما قرار می‌گیرد، اینکه چگونه با یک فرد خارجی ارتباط برقرار کنیم. این سوال شاید ساده به نظر بیاید. اکثر کسانی که در حوزه واردات و صادرات در حوزه بین‌الملل فعالیت می‌کنند پاسخی برای آن خواهند داشت اما بدیهی است که کشف بهترین پاسخ مستلزم مطالعه و استفاده از تجربه افراد کارکشته است. برای کشف بهترین روش مذاکره با خریدار خارجی نه تنها باید در حوزه اقتصاد و روابط بین‌الملل مطلع و مجرب بود بلکه نگاهی ژرف‌تر به حوزه‌هایی همچون روانشناسی و جامعه‌شناسی و البته موضوعات قابل تامل دیگر مورد نیاز است.
برای موفقیت در مذاکرات تجاری برای صادرات می‌توان به منابع و کتاب‌های معتبر مراجعه کرد، از نصایح افراد مجرب در این زمینه بهره برد یا حتی مشاوری جهت همراهی استخدام کرد. شکی در آن نیست, که همه اینها برای یک مذاکره تجاری بین‌الملل حائز اهمیت است. اما باز هم قسمتی مهم از این بخش, همچنان به صورت ابهام باقی خواهد ماند. برای روشن‌تر شدن این جریان اجازه بدهید با مطرح ساختن یک مثال, نقطه مبهم این مسئله شناسایی و برطرف گردد.
مذاکره برای فروش محصول مانند یک مسابقه ورزشی است؛
در مرتبه اول آمادگی و تمرین کافی قبل از حضور در زمین مسابقه،
در مرتبه دوم آگاهی از نقاط ضعف و قوت خود و حریف،
و در مرتبه سوم، برخورداری از اعتماد به نفس بالا از الزامات موفقیت در آنها خواهد بود.
فردی را در نظر بگیرید که برای یک مسابقه ورزشی آماده می‌شود. تصور کنید این شخص همه تلاش خود را در جهت شناخت حریف خود به‌کار گیرد. نقاط ضعف و قوت او را شناسایی کند. او حتی به تمام کاراکترهای شخصیتی او هم ورود کند. تمام این کارها جزو الزامات مسابقه است اما هنوز نمی‌توان گفت با خود پیروزی را به همراه خواهد آورد. اشکال کار در کجاست؟ جواب این سوال در واقع همان توصیه مهمی است که توسط بسیاری از متخصصین در حوزه تجارت, چه به صورت بین‌الملل و چه در حوزه رقابت داخلی, به افراد ارائه می‌شود.
در واقع کسانی که قصد ورود به دنیای صادرات و فروش محصولات به خریدار خارجی را دارند باید اول از همه توانایی‌های خود را ارزیابی کنند -همان قوه پتانسیلی که در این مسیر به‌کار گرفته خواهد شد- همچنین برآورد درستی از نیروی انسانی خود برای به کارگیری در این راه داشته باشند و در شکل کلی به شناخت کافی در زمینه کاری خود و ابزارهای موجود دست یابند و در نهایت جهت ورود به دنیای تجارت بین‌الملل تصمیم بگیرند. این پروسه در همه موضوعات ریز تجاری به عنوان اولین اصل تجارت, در نظر گرفته می‌شود.
بیشتر بخوانید: ارزیابی آمادگی برای صادرات
کار با ابزارهای صادراتی، تحلیل اطلاعات تجاری، جلب اعتماد مشتریان خارجی، یافتن مشتری خارجی، فرایندهای عملیاتی صادرات
در وهله دوم، عدم اعتماد کامل به کیفیت محصول و پتانسیل خود اولین دروازه ورود به شکست می‌باشد. در مذاکره با خریداران خارجی، اگر لحظه‌ای تعلل در معرفی محصول یا خدمات خود داشته باشید، گروه مقابل را نسبت به خریداری محصولاتتان دچار تردید خواهید کرد. البته که این موضوع طبیعی است, زیرا تعلل از جانب شما سوءتفاهم زیادی را به دنبال خواهد داشت. این پایه‌ای‌ترین فرمول یک معامله اقتصادی است.
بیشتر بخوانید: استراتژی صادرات را چطور تعریف کنیم؟
جلب اعتماد مشتری خارجی
هدف ما از معامله با خریداران یا فروشندگان خارجی چیست؟ اگر بتوانیم پاسخی روشن و از روی صداقت به این سوال داشته باشیم, می‌توانیم با رویه‌ای متفاوت در مذاکرات حاضر شویم. برای مثال, در جلسه‌ای که با مشتری ترتیب داده‌اید, مایلید به چه چیزهایی اشاره کنید؟ این جلسه می‌تواند در فضایی مشابه و از پیش تعیین‌شده, بارها توسط مشاوران تجاری تمرین شود تا مهارت لازم جهت دیدار با یک مشتری خارجی را به دست آورید. البته توجه داشته باشید که حضور در جلسه معمولا در مراحل میانی یک ارتباط تجاری قرار دارد و پیش از آن مکاتبات و تماس‌های تلفنی جهت هماهنگی‌های اولیه صورت گرفته و حتی پیشتر از آن، خود ما باید برای ورود به دنیای صادرات و تجارت خارجی آماده شده باشیم. پس همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم باید نخست به خودمان بپردازیم.
بهبود پروفایل شرکت
پیش از ورود به بحث مذاکره برای صادرات، بارزترین مسئله می‌تواند پروفایل شرکت یا سازمان و به صورت کلی مجموعه شما باشد. یک فرد خارجی را مهمان در نظر بگیرید و فضای شغلی و صنعت خود را به صورت یک ساختمان تصور کنید. ساختمانی که باید نمای بیرونی مناسبی برای جلب نظر این فرد داشته باشد. این مثال از جهت فرهنگی مخصوصا بسیار مهم است. نکته‌ای که رعایت کردن آن می‌تواند به طرزی آشکار, محیط فرهنگی و کاری شما را به فرد خارجی معرفی کند.
در کنار یک پروفایل شکیل، برخورد مناسب کارمندان آموزش دیده، سایت و شبکه‌های اجتماعی به روز و با طراحی مدرن، رعایت اصول نامه‌نگاری در مکاتبات ایمیلی و غیره همه و همه در ایجاد تصویری مثبت در مشتری احتمالی اثر خواهند داشت.
بیشتر بخوانید: چطور اعتماد یک مشتری خارجی را جلب کنیم؟
پیش از شروع مذاکره، آمادگی شرکت و پرسنل خود را برای ورود به معامله‌ای با یک شرکت خارجی سنجیده و یک پروفایل در خور تهیه کنید.
در ابتدای مذاکرات نیز با احترام به فرهنگ و ارزش‌های مشتری و نیز تقدیم هدیه‌ای از صنایع دستی کشور خود، نشان دهید که برای هر دو طرف معامله ارزش قائل هستید. به این ترتیب تا حد زیادی اعتماد طرف مقابل را جلب خواهید کرد.
توجه به تفاوت‌های فرهنگی
باید توجه داشته باشیم که در هنگام بحث و گفتگو با یک مشتری خارجی باید به نمادهای فرهنگی کشور او اهمیت داده و برای مقدسات یا هر آنچه که برای او محترم است احترام قائل شویم.
در عین حال بسیار مهم است که از هویت خود نیز غافل نشده و تصویر یک شرکت یا گروه بیگانه با فرهنگ و تاریخ کشورمان را بازی نکنیم. همان قدر که طرف مقابل انتظار دارد شما به نمادهای فرهنگی ملیت و کشور او احترام بگذارید، تلاش می‌کند تا همین کار را در مقابل برای شما انجام دهد و اگر شما را نسبت به آن بی‌علاقه ببیند شایسته نخواهد بود.
در دنیای تجارت امروز, فرهنگ‌های گوناگون در واقع نماد یک شرکت و سازمان در نظر گرفته می‌شوند. بیشتر متخصصان امر تجارت بین‌الملل پیشنهاد می‌کنند این است که میراث بومی خود را در معاملات حفظ کنید. فرض کنیم شما برای یک شرکت و سازمان ایمیل زده‌اید و درخواست یک معامله را داشته‌اید. بدون شک اولین کاری که سازمان مقابل انجام خواهد داد نگاه کردن به محیط سایت شما می‌باشد. حدس بزنید این کار تا چه حد می‌تواند تاثیر مثبت در پیشبرد این ارتباط داشته باشد.
کار با ابزارهای صادراتی، تحلیل اطلاعات تجاری، جلب اعتماد مشتریان خارجی، یافتن مشتری خارجی، فرایندهای عملیاتی صادرات
هدیه دادن در ابتدای مذاکرات
ما در یک مذاکره تجاری در اولین پله یک معامله قرار گرفته‌ایم. در اینجا مشتری آماده است تا صحبت‌های ما را شنیده و با محصولمان آشنا شود. حال اگر ما در بالا رفتن از این پله عجله کنیم و بخواهیم هر چه سریعتر به هدف نهایی مدنظر برسیم، مسلما پایمان در این راه می‌لغزد و چه بسا اعتماد طرف مقابلمان را از ما سلب خواهد شد.
در جلسه‌ای که برای گفتگو بر سر یک معامله میان دو شرکت خارجی پیدا کرده‌اید، قبل از اینکه صحبتی به میان آید، در حرکتی جالب هدیه‌ای به طرف مقابل تقدیم کنید. منظور ما از هدیه, لزوما یک جنس گران‌قیمت نیست؛ بلکه به طور مثال می‌توانید با تقدیم یکی از صنایع دستی کشور خود، به صورت نمادین کشور خود را معرفی کنید. این نوع هدیه‌ها با توجه به ذوق و سلیقه خود شما، می‌تواند در کمال سادگی انتخاب شود. نمادهای زیادی در کشور ما وجود دارد که می‌توان آنها را در نظر آورد. بارزترین آن، محصولاتی است که جزئی از صنایع دستی ما می‌باشند. می‌شود تصور کرد که با همین حرکت ساده تا چه حد زیادی می‌توانید اعتماد شخص یا گروه مقابل خود را بدست آورید.
اصول مذاکره با مشتری خارجی در صادرات
قواعد و اصول مذاکره با مشتری خارجی در آموزش‌های تجاری به صورت قدم به قدم تعریف شده و طی دستورالعمل‌هایی مشخص است. البته با همه اینها به هیچ‌وجه نمی‌شود اطمینان داد که با رعایت همه این جوانب موفقیت صددرصد در تجارت به دست خواهد آمد. این گفته را افرادی که در آموزش تجارت بین‌الملل مجرب هستند به دفعات برای دیگران تکرار می‌کنند. به همین خاطر متخصصان همراهی مشاوری مجرب برای اینگونه مذاکرات را پیشنهاد می‌کنند.
نکته‌ی دیگری که در مذاکره با مشتری خارجی بسیار اهمیت دارد, دانستن زبان انگلیسی است. فرقی نمی‌کند که شما با چه کشوری وارد مذاکره می‌شوید. کشوری عربی‌زبان و یا تیمی از یک کشور آسیای جنوب شرقی و یا کشوری با زبان لاتین و یا از قاره‌ی مروارید. شما با داشتن این توانایی, به سهولت می‌توانید با فرد مقابل وارد صحبت شوید و خود و شرکت و محصولات خود را به خوبی معرفی کنید. البته در هر حال داشتن همکاری مسلط به زبان کشور هدف می‌تواند مفیدتر واقع شود.
کسانی هم هستند که در تجارت و صادرات معمولا پتانسیل خود را محدود به یک کشور می‌کنند و ترجیح می‌دهند فقط با مجموعه سازمان‌های مربوط به همان کشور وارد معامله شوند. از طرفی دیگر افرادی نیز خود را محدود به یک زبان -مثلا عربی- می‌کنند تا فقط با کشورهای عرب زبان گفتگو کنند. با همه اینها چنانچه با چنین افرادی صحبت کنید بر لزوم دانستن زبان انگلیسی تاکید دارند؛ چرا که این توانایی را به نوعی زمینه‌ساز رشد و پیشرفت شخصیت کاری خود می‌دانند.
نکات مهم در مذاکرات تجاری
شاید بتوان مراحل مذاکره برای صادرات را با مراحل تولید یک محصول تا رسیدن آن به دست مصرف کننده نهایی مقایسه کرد. به همان صورت که برای بارآمدن محصول موردنظر, باید تمامی دستورالعمل‌ها با دقت رعایت شود، تا محصول نهایی با کیفیت و مرغوبیت بالا عرضه گردد. در مذاکرات تجاری نیز باید علایم و هشدارها را به دقت مطالعه کرد؛ چراکه عبور از آنها، حتی در کوچکترین موارد، به روند مذاکره صدماتی جبران‌ناپذیر وارد خواهد ساخت که حتی می‌تواند به قیمت از دست دادن مشتری تمام شود.
اگر قصد دارید برای بهبود و تسریع روند مذاکرات از یک مشاور کمک بگیرید، توصیه می‌شود از همان ابتدای کار یعنی از زمانی که تصمیم به فروش محصول گرفتید، همکاری با مشاور را شروع کنید. شاید همراهی مشاور یک گزینه انتخابی باشد اما بدون شک برای ورود به یک مذاکره تجاری با یک کشور خارجی نیاز به یک تیم مجرب خواهید داشت. چنانچه مذاکرات توسط افراد مجرب انجام نشود قطعا به اتلاف وقت و بی‌ثمری خواهد انجامید.
بعد از تشکیل تیم فعال در بخش صادرات شرکت، لازم است تا مشتری خارجی را پیدا و با وی ارتباط برقرار نمایید. داشتن تخصص کافی در این زمینه بسیار حائز اهمیت خواهد بود؛ چه بسیار افرادی سودجو که خود را جای خریدار معرفی کرده و بعد از انعقاد قرارداد و دریافت کالا، ناپدید می‌شوند. رایزنی با اتاق بازرگانی ایران در کشور هدف برای جلوگیری از بروز این مشکل راهگشا خواهد بود.
امروزه بسیاری از مذاکرات اولیه برای صادرات یا هر نوع تجارت دیگر از طریق ایمیل انجام می‌شوند. همه شرکت‌ها و سازمان‌ها از چندین آدرس ایمیل که معمولا در سایت شرکت به نمایش درآمده برای مکاتبه استفاده می‌کنند. بنابراین می‌توانید کار را با ارسال یک ایمیل شروع کنید.
روش‌های مکاتبه در تجارت بین‌الملل
نوع بیان در ایمیل و نحوه نگارش آن باید کاملا رسمی باشد. از آنجایی که مکاتبه به زبان انگلیسی انجام می‌شود باید به انتخاب نوع کلمات دقت فراوان داشت. کلمات زیادی در انگلیسی هستند که کاربردی غیررسمی دارند. پس باید مراقب بود؛ نگارنده ایمیل نباید از آن کلمات استفاده کند. بعد از ارسال ایمیل باید در کمال صبوری منتظر پاسخ باشیم. حتی‌الامکان باید از فرستادن ایمیل‌های چند‌باره خودداری شود.
در هر نوع مذاکره با خریدار خارجی برای صادرات یا واردات محصول، شخصیت کاری شما به بهترین نحو ممکن می‌تواند نمایانگر کار شما باشد. اگر هدف ما از معامله صرفا پیدا کردن یک گروه و سپس تشکیل جلسه حضوری باشد در واقع به صنعت خود ضربه مهلکی وارد آورده‌ایم. بنابراین, وقتی وارد یک معامله می‌شوید، در واقع وارد مرحله‌ی جدیدی از یک راه طولانی شده‌اید. جلب‌نظر مثبت گروه موردنظر در جلسه مذاکره، چه به صورت آنلاین و چه حضوری، اولویت بالایی دارد. بنابراین باید سعی شود حتی الامکان از اشتباهات آنی جلوگیری شود. به عنوان نمونه از گرفتن عکس‌های سلفی یا ضبط کردن صدا در جلسه بدون کسب اجازه از حضار اکیدا خودداری کنید. یادمان باشد که همین اشتباهات کوچک، عدم اعتماد و همراهی مثبت گروه را به همراه خواهد داشت.
سخن پایانی
باید بخاطر داشته باشیم آشنایی با این مسائل پیش از ورود به مراحل انعقاد یک قرارداد تجاری می‌تواند به شکل مثبت توجه و نظر موافق مخاطب را به همراه داشته باشد. شناخت فرهنگ مشتری احتمالی به این معناست که من برای شما احترام قائلم و برای آشنایی و دوستی در این مذاکره، وقت بیشتری را به مطالعه در زمینه فرهنگ و آداب شما اختصاص داده‌ام. در نتیجه برای من انجام شدن یا نشدن معامله در اولویت‌های بعدی قرار دارد و مهمترین رکن کار من، خود شما هستید که در این جلسه حضور پیدا کرده‌اید. این کار شما، هر چند ساده اما معجزه بزرگی در کار شما ایجاد خواهد کرد و آن، موفقیت در معامله مذکور است.
